Der elektronische Rechnungsaustausch bietet viele Vorteile. Auf den ersten Blick profitiert insbesondere der Rechnungsversender durch Einsparungen von Material, Handling und Porto.
Für den Rechnungsempfänger gilt es dabei zu beachten:
Eine originär elektronisch empfangene Rechnung muss gemäß den GoBD* ab 01.01.2015 in der eingegangenen Form so aufbewahrt werden, dass eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen ist. Das herkömmliche Ablegen in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderung nicht. Ebenso darf eine elektronisch empfangene Rechnung nicht auf Papier ausgedruckt und in Ordnern abgelegt werden. Um den Vorsteuerabzug im B2B nicht zu gefährden, ist die Aufbewahrung in der gesetzlich vorgegebene Frist in einem Dokumenten-Management-System (DMS) eine einfach zu handhabende und zulässige Form.
Organisationen und Unternehmen, die selbst noch kein DMS im Einsatz haben, müssen sich dieses auch nicht zwingend anschaffen. Die Alternative besteht in der Nutzung eines elektronischen Onlinearchivs auf der Basis eines DMS, so wie es von mediMACS bereitgestellt wird. Sie sparen sich die Investition einer Neuanschaffung von Hard- und Software, Wartungskosten und müssen keine Updates beachten.
*siehe Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 14.11.2014, dort Randziffer 110
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